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Esto es un Desastre, ¡no se consigue nada!. Seria genial que buscar dentro de su empresa fuese igual de sencillo que buscar en su buscador favorito. Con la Tecnología actual se pueden implementar soluciones de búsqueda sencillas, rápidas y seguras por toda la información, incluyendo intranets, sistemas de gestión de contenidos y documentos, servidores de archivos y sistemas de Work Flow; el caso, es que la mayoría de las empresas no sabe cómo hacerlo, y además, no suelen valorar el tiempo, y de nuevo, sucede que, echar horas improductivas que en nada benefician a una organización, es tarea común en las empresas de la península ibérica.
Con un nivel tecnológico alto, "gestión documental" se asocia a la digitalización de imágenes, documentos de todo tipo, y a escáneres que hacen desaparecer los papeles. Y aquí hemos de hacer hincapié en un asunto mayor, gestión documental es esto, y más.
Gestión Documental es:
- Hacer fácil a las personas trabajar con los documentos. Todos saben qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Todos saben como encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
- Que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitando que se duplique, evitando fotocopiados innecesarios, evitando dobles grabaciones de datos, etc.
- Es conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella, y aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia (ya mas nunca será necesario la dependencia de un individuo particular, la mayoría de los responsables de las empresas, saben perfectamente lo que esto significa "en pérdidas de tiempo"), evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.
Definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental desde un punto de vista práctico, nos obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier empresa existen realidades conviviendo de forma relacionada y no se pueden ofrecer soluciones parciales. A manera de asuntos prácticos, pensaremos en un despacho de arquitectos, con miles de imágenes de varios tipos, con asociaciones de tales imágenes y documentos a diferentes proyectos, clientes y trabajos en curso, y he aquí, que la clasificación por carpetas, aparte de obsoleto, aunque en un estado inicial y de pocos documentos, pueda ser útil, entonces se convierte en una rémora, en un problema, más que una solución; bien, luego se debe saber clasificar, etiquetar y generar un work flow integral donde cualquier individuo sea capaz de acceder a la información, cuando digo cualquiera, en realidad, lo que estoy pensando es que la empresa tendrá la facultad de permitir acceder a según qué bancos de información de una manera ágil a quien ella desee.
El uso de IPTC y el entorno en programas especializados nos ha permitido llegar a un estado de perfección donde perderse en un bosque es imposible; por ejemplo, si pensamos en una organización del tipo: Presidencia-Administración-Informática-Prestación de Servicios, etc., vemos entonces que podemos clasificar en sección con etiquetas del tipo: Pre para presidencia, Adm para Administración, Pre para Prestación, etc.; a lo que hay que seguir sumando, los diferentes modelos de documentos, esto es: “Car para cartas, Cir para circular, Cot para cotización, Fac para facturas”, etc., y además, del título de los documentos, las fechas de referencia, etc.; ahora imaginemos que debemos procesar imágenes que nos llegan vía FTP o Email, entonces, muchas de esas imágenes necesitaran de correcciones, en la mayoría de los casos, estas correcciones serian automáticas, y colocadas en un gran contenedor para ser clasificadas, es decir, revisar que los IPTC-Etiquetas establezcan claramente su procedencia, sus alcances, etc., y que a su vez, sean colocadas con elementos de información validos que nos permitan encontrarlas en segundos, todo esto, de forma ágil y eficiente.
Alguien podría decir: “Suena sencillo, hagámoslo ahora”; en realidad no es tan sencillo, me refiero a que es necesario implementar un sistema de trabajo, implementar las herramientas necesarias y permitir implementaciones futuras, etc.; en definitiva: “la gestión digital de activos le proporciona la posibilidad de gestionar, estructurar y distribuir medios entre personas, procesos y sistemas, y se debe ser consciente de las necesidades de las empresas en cuanto a uso compartido, colaboración, automatización de tareas mundanas y control de calidad. Si lo desea, puede visitar la siguiente página: “hoja de análisis”, y valorar si necesita usted este servicio.
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